Virksomhedernes behov for og erfaringer med substitutionsstrategier

Rapport udarbejdet for Danmarks Erhvervsfremmebestyrelse oktober 2023 af Cabi.

1. Baggrund og resumé

1.1    Baggrund

Det danske arbejdsmarked har over en længere periode været præget af høj
beskæftigelse ¹, lav ledighed og mange ledige stillinger. Dette øger virksomhedernes konkurrence om arbejdskraft og gør det sværere at rekruttere medarbejdere med de rette kvalifikationer. Flere og flere virksomheder på tværs af brancher oplever i forlængelse heraf produktionstab ².

Og der er ikke tale om et forbigående fænomen. Prognoser på arbejdsmarkedet viser, at Danmark kommer til at mangle 99.000 faglærte ³ i 2030. Det skaber stærkere grobund og øget motivation for at gå nye veje i rekrutteringen.

I 2024 planlægger Danmarks Erhvervsfremmebestyrelse at udmønte op mod 90 mio. kr. til indsatser under indsatsområdet for social inklusion. Danmarks Erhvervsfremmebestyrelse ønsker herigennem at igangsætte en indsats, der på mest effektiv vis får flere udsatte ledige i beskæftigelse og dermed imødekommer virksomhedernes mangel på arbejdskraft.

Regeringens nedsatte reformkommission beskriver, at der i de senere år har været en bevægelse i gang, hvor lønnede timer i højere grad er et centralt redskab i beskæftigelsesindsatsen for udsatte ledige, men at der samtidig stadig er et stort, uudnyttet potentiale.

Arbejdsmarkedsforskning og erfaringer viser, at indsatser på ordinære arbejdspladser med rigtige opgaver, lønnede timer samt kollegaskab øger borgerens tilknytning til arbejdsmarkedet.

Ligeledes viser erfaringer, at med det rette set-up kan rekrutterede ledige fra kanten af arbejdsmarkedet udgøre en ressource for virksomheder, som kan medvirke til at sikre, at de kan overkomme den vækstbarriere, der er ift. mangel på kvalificeret arbejdskraft.

Udover at substitution kan gøre det muligt for virksomheder at finde arbejdskraft, kan det også betyde, at virksomheder står bedre ift. krav og forventninger om dokumentation af virksomheders bæredygtighed, herunder social bæredygtighed. Social inklusion – herunder substitution – kan således blive en forretningsfordel for de virksomheder, der arbejder strategisk med området på en måde, hvor social ansvarlighed og god bundlinje går hånd i hånd.

1.2 Resumé

Igennem flere år har manglen på arbejdskraft præget dansk erhvervsliv. Virksomhederne oplever mange forgæves rekrutteringer og opgiver at besætte i tusindvis af stillinger. Konsekvensen er, at ordrer må afvises – og det koster både omsætning og vækst.

Samtidig er der stadig i alt ca. 150.000 ledige, der betegnes som værende på kanten af arbejdsmarkedet, men som udgør et uudnyttet potentiale. Arbejdsmarkedsforskning viser, at selv få timer med løn giver langsigtede positive effekter for udsatte ledige, der oplever at blive inkluderet i et arbejdsfællesskab, samtidig med at de kan udgøre en ressource for virksomheder.

Ansættelse af udsatte ledige med henblik på substitution af opgaver mellem medarbejdere, hvor der ses på opgaveløsning frem for på stillingsbetegnelser, er således et vigtigt redskab til at løse noget af manglen på arbejdskraft og bidrage til øget fleksibilitet for virksomheden.

Der er store forskelle på brancher (og i virksomheder), når det kommer til, i hvor høj grad de tænker i deltidsbeskæftigelse fremfor i fuldtidsstillinger. Der er derfor behov for øget informering, rådgivning og konkrete indsatser for, at danske virksomheder i højere grad kan benytte sig af mulighederne. Indeværende analyse identificerer en række virksomme elementer, der er til stede i de virksomheder, hvor rekruttering af udsatte ledige i substitution fungerer:

• Forretningsmæssigt skal det give afkast på bundlinjen
• Ledelsen skal sætte rammerne og retningen
• Virksomheden skal kunne tænke i opgaver i stedet for i stillinger
• Aktive kulturbærere understøtter virksomhedens inklusionsparathed
• Det gode samarbejde med jobcenteret.

Virksomheder, der rekrutterer fra kanten og anvender substitution, peger på følgende gevinster:

• De får løst noget af deres mangel på arbejdskraft
• De processerer flere ordrer, ved at ansatte i få timer løser delopgaver
• De oplever, at forberedende arbejde, udført af ansatte i få timer, frigør tid for øvrige fagprofessionelle
• Større fokus på socialt ansvar og et rummeligt arbejdsmiljø har positiv afsmittende effekt i form af lavere sygefravær for den samlede medarbejdergruppe
• De sparer på udgifter til rekruttering ved at indgå i samarbejde med lokale jobcentre
• De får et ry og et rygte, der gør det nemmere at tiltrække faglig kvalificeret arbejdskraft
• De motiverer og fastholder nøglemedarbejdere med særlig interesse for social ansvarlighed og udvikler lederkompetencer
• De har lavere personaleomsætning, da ledige fra kanten har længere ansættelsesperioder.

Endelig kan større fokus på social inklusion hjælpe virksomhederne ift. de stigende EU-krav til ESG-dokumentation, hvor også det sociale aspekt (S’et i ESG) forventes at komme til at fylde mere i de kommende år.

2. Formål med analysen og læsevejledning

Indeværende analyse vil afdække, hvordan man bedst kan implementere en virksomhedsrettet indsats, hvor man ønsker at få flere udsatte ledige i lønnede timer hos virksomheder, herunder hvordan substitution og substitutionsstrategier gennem ansættelse af borgere fra kanten af arbejdsmarkedet kan være en måde at løse rekrutteringsmæssige udfordringer på og skabe et produktivt arbejdsmiljø.

Analyserapporten skal ses som et supplement til Danmarks Erhvervsfremmebestyrelses planer om udmøntning af op mod 90 mio. kr. til indsatser under indsatsområdet for social inklusion i 2024.

I tillæg til denne analyse er der udarbejdet tre cases i form af videopræsentationer, der omhandler konkrete virksomhedseksempler på indsatser, der har haft succes med at fremme arbejdet med substitution og ansættelse af udsatte målgrupper.

2.1 Læsevejledning

Analyserapportens opbygning er valgt ud fra temaer, der er aftalt med Danmarks Erhvervsfremmebestyrelses sekretariat. Der kan være flere forskellige typer af interessenter og interesseområder i relation til indeværende rapportering, så selvom det giver mening at læse analysen i sin helhed, så er det også muligt blot at dykke ned i separate afsnit.

I forhold til omdrejningspunkterne og forståelse for temaerne i analysen foreslås det dog, at man bør læse afsnit 3, der omhandler målgruppe- og begrebsafklaring. Ønskes der herefter konkrete eksempler på virksomheders behov og motivation for at arbejde strategisk med substitution, samt hvad virksomheder, der har haft succes hermed, har gjort, kan der evt. springes frem til afsnit 8.

Afsnit 4 er et review over en række afgørende studier i relation til beskæftigelsesindsatsen i Danmark og i udlandet. Fokus er lagt på at uddrage virkningsfulde tiltag og indsatser i relation til social inklusion via brug af substitution og lønnede timer.

Afsnit 5 giver et indblik i, hvilke brancher der er særligt ramt af arbejdskraftmangel og derfor kan have interesse i mulighederne for at tænke i rekruttering fra kanten og substitution.

I afsnit 6 ses der nærmere på, hvilke typer opgaver der kan være interessante for virksomhederne at indtænke i en substitutionstilgang. Ligeledes ses der på, hvilket match dette kræver samt eventuelle kompetence- og opkvalificeringsbehov.
 
Afsnit 7 afdækker, hvilke barrierer virksomhederne kan opleve ift. rekruttering af ledige fra kanten af arbejdsmarkedet.

Afsnit 8 er en analyse af, hvilke substitutionsstrategier og -modeller der sætter virksomheder i stand til at overkomme eventuelle barrierer og få succes med inklusion af arbejdskraft fra kan- ten af arbejdsmarkedet.

Afsnit 9 udgør den opsamlende konklusion samt anbefalinger til, hvordan virksomheder kan komme i gang med at rekruttere fra kanten af arbejdsmarkedet og i højere grad anvende en tilgang med lønnede timer og substitution.

Endelig perspektiveres der i afsnit 10 til, hvorledes analyserapportens konklusioner og anbefalinger spiller sammen med andre erhvervsfremmeindsatser i Danmark.

3. Målgruppe- og begrebsafklaring

3.1 Virksomheder med mangel på (faglært) arbejdskraft

Både store og små virksomheder kan gøre brug af substitutionsstrategier, men en virksomheds størrelse og tilgængelige ressourcer har betydning for, hvordan substitution kan foregå i praksis, samt hvilke barrierer der opleves. I nærværende analyse fokuseres der primært på danske små og mellemstore virksomheder med op til 250 ansatte (SMV’er), der oplever vanskeligheder ved at rekruttere arbejdskraft.

De stillinger, som virksomhederne har svært ved at rekruttere til, spænder bredt, men er ofte faglært eller ufaglært arbejdskraft med specialkompetencer og tekniske færdigheder. Manglen på faglærte drives i disse år af, at store generationer, hvoraf ca. 40% er faglærte, forlader arbejdsmarkedet og erstattes af mindre generationer, hvoraf blot ca. 25% har en faglært uddannelse⁴. Omfanget af virksomhedernes mangel på arbejdskraft⁵ skaber stærke incitamenter og stor interesse for at gå nye veje i rekrutteringsarbejdet.

3.2 Personer på kanten af arbejdsmarkedet

Substitutionsmetoder og småjob er relevante tilgange ifm. rekruttering og inklusion af den ledige arbejdskraft, der befinder sig på det, vi i denne analyse kalder ”kanten af arbejdsmarkedet”.⁶

Kanten af arbejdsmarkedet rummer en meget forskelligartet gruppe af mennesker, hvor det grundlæggende fælles forhold er, at man ikke er selvforsørget gennem beskæftigelse og derfor modtager offentlig forsørgelse. Her er der tale om mennesker, der typisk også har andre udfordringer end ledighed. Disse udfordringer kan være af social, fysisk eller psykisk karakter.

Det er imidlertid ikke alle ledige og offentligt forsørgede, der kan siges at være på kanten. Ledige på a-dagpenge eller sygedagpenge i op til 22 uger og SU-modtagere indgår som udgangspunkt ikke i gruppen.

Meget hyppigt ligger der en bestemt hændelse eller livssituation til grund for, at mennesker befinder sig i ledighed og på kanten. I andre tilfælde kan ledighed have affødt en bestemt livssituation, der har vanskeliggjort tilbagevenden til arbejdsmarkedet. Der kan fx være tale om sociale udfordringer, fysisk eller psykisk funktionsnedsættelse, misbrug, ensomhed, sproglige udfordringer eller andet, der sætter en ung eller voksen i en udsat position.

En anden hyppig årsag eller medårsag er manglende faglige kvalifikationer. Indførelsen af ny teknologi har ført til, at mange job forsvinder, og at nye kommer til. Kravet til omstillingsparathed kan være særligt udfordrende for mennesker på kanten af arbejdsmarkedet⁷. På 20 år er mere end 300.000 ufaglærte job forsvundet⁸.

I alt er der ca. 150.000 ledige, der betegnes som værende på kanten af arbejdsmarkedet⁹. Dette tal inkluderer alle borgere, der modtager offentlig forsørgelse inden for ydelseskategorierne:

• Kontanthjælp (ledige over 30 år uden ret til a-dagpenge)
• Uddannelseshjælp (unge ledige under 30 år og uden en uddannelse)
• Selvforsørgelses- og hjemrejseydelse mv. (ledige borgere omfattet af integrationsloven)
• Jobafklaringsforløb (borgere sygemeldt i mere end 22 uger uden ret til sygedagpenge)
• Revalidering (ledige med begrænset arbejdsevne og behov for omskoling)
• Ressourceforløb (ledige med behov for længerevarende hjælp og støtte grundet komplekse problemer)
• Ledighedsydelse (ledige visiteret til fleksjob).

Det er vigtigt at holde sig for øje, at selvom lovgivning og andre systemer (herunder denne analyse) placerer mennesker i forskellige grupper, så har alle vidt forskellige forudsætninger, udfordringer og potentialer for at bidrage på arbejdsmarkedet. For nogle på kanten vil den rette tilgang og støtte – ofte i kombination med oplæring eller opkvalificering – kunne føre til, at den ledige fra kanten over tid udvikler sig til en fuldtidsmedarbejder. For andre vil der være udfordringer, der gør, at et job på nedsat tid eller med særlige skånehensyn på sigt er det fulde potentiale.

3.3 Substitution

Omdrejningspunktet i indeværende analyse er, at faguddannede nøglemedarbejdere i mange virksomheder løser opgaver, der i stedet kunne løses af ledige fra kanten – fx en ung, én i fleksjob, en praktikant, en flygtning eller én med nedsat arbejdsevne, der kommer i virksomheden få timer om ugen. Det kan fx være opgaver, der ikke bliver løst i dag, eller simpelthen opgaver, som virksomheden har svært ved at finde egnede og faste medarbejdere til at løse.

Ved at rekruttere med substitution for øje får virksomheden løst disse opgaver – og får samtidig frigivet faguddannede arbejdsressourcer, der kan bruges smartere.

Indeværende analyses definition af substitution er i tråd med den definition, der angives i rapporten Substitution i job & kompetencer – Ny viden fra praksis og forskning om muligheder for virksomheder (2020) af Pluss Leadership A/S og Center for Arbejdsmarkedsforskning Aalborg Universitet.

Substitutionsbegrebet anvendes på arbejdsmarkedsområdet, når en virksomhed ansætter en anden type arbejdskraft end den oprindeligt efterspurgte. Traditionelt set betyder det, at den nye medarbejder ofte afviger fra det først efterspurgte på ét eller flere områder:

• Uddannelsesbaggrund og -niveau
• Evne til umiddelbart at kunne udføre alle de opgavetyper, der lå i jobbet
• Erfaringskrav
• Vægtning af forholdet mellem personlige, generelle og fagspecifikke kvalifikationer.

Normalt vil det være den uddannelsesmæssige afvigelse, der er mest dominerende, men i indeværende analyse, hvor der er tale om en målgruppe bestående af udsatte ledige, kan afvigelser på samtlige områder være i spil. Og det er yderst vigtigt for virksomhederne at være bevidste herom, idet det stiller mere markante krav til inklusionsparathed og evnen til løbende at kunne støtte og rumme målgruppen.

3.4 Lønnede timer

I det følgende vil det kort blive gennemgået, hvad lønnede timer egentlig er, og hvorfor det er blevet en central brik i beskæftigelsesindsatsen.

Når vi anvender begreber som ordinære timer, deltidsansættelse, lønnede timer eller småjob, så dækker det i virkeligheden over det samme, nemlig ansættelse på ordinære vilkår og i et begrænset antal timer.

Der vil i en del tilfælde være tale om, at personen, ansat på få timer, får sin indtægt suppleret med sin hidtidige ydelse fra jobcenteret – fx kontanthjælp¹⁰.

4. Review

I det følgende gennemgås en række afgørende studier i relation til beskæftigelsesindsatsen i Danmark og i udlandet. Formålet er at illustrere virkningsfulde tiltag og indsatser i relation til social inklusion gennem rekruttering fra kanten – herunder via brug af lønnede timer.

Studierne er udvalgt på baggrund af Cabis viden om, hvilke dele af beskæftigelsesindsatsen der ifølge forskningen har haft mest positiv impact i de danske kommuner. Herudover fremgår de udvalgte eksempler også blandt forskningsstudier på STARs¹² www.Jobeffekter.dk. Der er således tale om anerkendt viden på området.

5. Brancheoverblik

I det følgende afsnit ses der nærmere på en række brancher, der vurderes at have særligt potentiale ift. rekrutteringsbehov, social inklusion og anvendelse af substitution. To relevanskriterier ligger til grund for udvalget af brancher:

1. En høj andel af virksomheder i branchen/erhvervsområdet oplever produktionsbegrænsninger som følge af rekrutteringsudfordringer, og
2. der vurderes i branchen/på erhvervsområdet at være særligt gode jobmuligheder for ledige fra kanten af arbejdsmarkedet.

I relation til gennemgangen kan det i øvrigt bemærkes, at udbredelsen af anvendelse af deltidsansættelser varierer en del brancherne imellem. På baggrund af de tilgængelige data for denne analyse kan det ikke konkluderes, at det samme gør sig gældende ift. anvendelse af ansættelser i få lønnede timer. Cabis erfaringer i samarbejdet med virksomheder fra forskellige brancher peger dog i samme retning – nemlig at nogle brancher primært tænker i fuldtidsstillinger (30+ timer) fremfor andre.

5.1 Hvilke brancher er særligt ramt af arbejdskraftmangel?

Efter flere år med historisk høj beskæftigelse er arbejdskraftmangel udbredt på tværs af arbejds- markedet, og rekrutteringsudfordringer er blevet hverdagskost i mange virksomheder. Fra september 2022 til februar 2023 var der i alt 85.000 forgæves rekrutteringer til danske arbejdspladser¹⁸. Antallet af ledige stillinger i private virksomheder blev fordoblet i perioden 2017-2022, og der er aktuelt knap 60.000 ledige stillinger i den private sektor¹⁹. Dette svarer til, at omtrent 3% af alle stillinger i dag er ubesatte.

1. I februar 2023 var knap 3 mio. lønmodtagere i beskæftigelse, jf. Danmarks Statistik.
2. Se Dansk Erhvervs analyse fra september 2023, der viser, at mere end hver tredje af brancheorganisationens med- lemmer oplever fortsat begrænsede omsætnings- og vækstmuligheder, fordi de mangler arbejdskraft. Virksomhederne i den private sektor estimeres således over blot tre måneder at være gået glip af mindst 31 mia. kr. i omsætning alene pga. mangel på arbejdskraft.
3. Se eksempelvis Arbejderbevægelsens Erhvervsråds analyse fra 2021.
4. Analyse fra efteråret 2022 udarbejdet af FH pba. data fra DREAM og Finansministeriet.
5. Prognosen i Finansministeriets Økonomisk Redegørelse, august 2023, peger på, at store dele af dansk økonomi er bremset op det seneste 1½ års tid. Udviklingen igennem første halvdel af 2023 tyder imidlertid på, at afmatningen i dansk økonomi bliver forholdsvis mild. Arbejdsmarkedet er solidt med fortsat fremgang i beskæftigelsen. Opbremsningen i dele af økonomien må dog med forsinkelse forventes også at vise sig i beskæftigelsen. Der er dog ikke udsigt til et stort tilbageslag i dansk økonomi, bl.a. fordi danske virksomheder har vist sig omstillingsparate og konkurrencedygtige trods de seneste års modvind. Manglen på arbejdskraft forventes derfor stadig at være et tema fremadrettet.
6. I analysen omtales denne gruppe både som ”udsatte ledige” og ”ledige på kanten af arbejdsmarkedet”.
7. Avisen.dk på baggrund af vidensindsamling fra Preben Brandt (Projekt Udenfor), Jacob Arendt (Rockwool Fonden), Arbejderbevægelsens Erhvervsråd og Jann Sjursen (Rådet for Socialt Udsatte).
8. McKinsey, 2017 - A Future that Works: the Impact of Automation in Denmark.
9. Tal fra jobindsats.dk, opgjort juni 2023 som antallet af personer på hhv. kontakthjælp, uddannelseshjælp, selvforsørgelses- og hjemrejseydelse mv., jobafklaringsforløb, revalidering, ressourceforløb, ledighedsydelse.
10. I andre tilfælde vil man se, at personen kan være ansat i så mange timer (måske ovenikøbet i flere småjob), at vedkommende bliver selvforsørgende.
11. Jobeffekter.dk er en forskerdatabase, der via en algoritme udregner effekten af beskæftigelsesrettede indsatser baseret på studieresultater, der er udsøgt, indtastet og kvalitetsvurderet af uafhængige forskere.
12. Jobeffekter.dk er en forskerdatabase, der via en algoritme udregner effekten af beskæftigelsesrettede indsatser baseret på studieresultater, der er udsøgt, indtastet og kvalitetsvurderet af uafhængige forskere.
13. Socialt Frikort-forsøgsordningen er forlænget, og der er p.t. afsat midler på finansloven, og ordningen forventes at blive gjort permanent i 2025.
14.  Det skal nævnes, at de fleste undersøgelser, litteraturstudiet har gennemgået, ser på inklusion og diversitet mere bredt (dvs. ift. køn, etnicitet, handicap, mv.), og der er fundet såvel negative som positive resultater af inklusionsinitiativer i praksis.
15. Begrebet substitution hedder job carving/job crafting på engelsk.
16. Se s. 21 i: https://ec.europa.eu/european-social-fund-plus/system/files/2021-06/ESF TP Paper_Job Carving and Job Crafting.pdf
17. Ibid. s. 12
18. Tal fra Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekrutterings rekrutteringssurvey. De 85.000 forgæves rekrutteringer dækker over hhv. 40.000 rekrutteringsforsøg, hvor der ikke efterfølgende blev ansat samt 45.000 rekrutteringsforsøg, der resulterede i ansættelse af en person uden de ønskede kvalifikationer.
19. Tal fra Danmarks Statistik. Opgørelsen medregner ikke ledige private stillinger inden for branchegrupperne ”Landbrug, skovbrug og fiskeri”, ”Offentlig administration, undervisning og sundhed” samt ”Kultur, fritid og anden service”. Andel ledige stillinger opgøres som den procentvise andel af ledige stillinger i forhold til summen af ledige og besatte stillinger i de inkluderede branchegrupper.