Nedskriv retningslinjer og systematikker - som minimum

Som et minimum, hvis I ikke er klar til at udarbejde en mere omfattende eller detaljeret sygefraværspolitik, er det en god idé at have nogle nedskrevne retningslinjer og systematikker.

Det giver gennemsigtighed både for ledere og medarbejdere. Lederne ved, hvad man forventer, de gør, når en medarbejder sygemelder sig. Medarbejderen ved, hvordan man selv skal agere, når man bliver syg, og hvad man kan forvente af handling.

Hvilken systematik, der passer til den enkelte virksomhed, kan variere, så det passer ind i jeres drift.

- Det er til enhver tid lederens ansvar at foretage en konkret og individuel vurdering af den enkeltes fraværsforløb. Retningslinjerne er således et udtryk for en minimumsindsats i forbindelse med opfølgning på sygefraværet!
Mindre rengøringsfirma

INSPIRATION

Eksempel 1: En mellemstor cateringsvirksomhed har fx følgende systematik:

Dag 1. Medarbejderen sygemelder sig før arbejdstidens begyndelse til nærmeste leder pr. telefon. Hvis lederen ikke kan træffes telefonisk, sender medarbejderen en sms, hvorefter lederen kontakter medarbejderen pr. telefon.

Dag 4. Nærmeste leder kontakter den sygemeldte medarbejder med henblik på forventet varighed. Kontakter evt. efterfølgende HR med henblik på at drøfte en handlingsplan, hvis det er relevant. Hvis der vurderes et behov for det indkaldes til en omsorgssamtale.

Senest 4 uger efter 1. sygefraværsdag afholdes den lovpligtige sygefraværssamtale.

Efter behov tilrådes at anvende en mulighedserklæring, hvis der er brug for en lægefaglig vurdering, eller der kan arrangeres en rundbordssamtale, hvor læge og jobcenter deltager.

Der indkaldes til en omsorgssamtale efter 3 sygemeldinger eller 10 fraværsdage indenfor en periode på 4 måneder.

Eksempel 2: En mellemstor IT-virksomhed har følgende retningslinjer og systematik:

Dag 1: Sygemelding til nærmeste leder telefonisk mellem 8-9 om morgenen.

Dag 5 og 10: Nærmeste leder kontakter den sygemeldte medarbejder, hvor formålet er at afdække, hvad virksomheden kan gøre, for at medarbejderen vender tilbage. Spørgsmål som: ”Hvordan går det?” ”Hvor længe forventer du at være syg?” ”Er der noget jeg kan hjælpe med?” ”Er der opgaver eller aftaler, der skal meldes fra til?”

Dag 15: Leder eller HR kontakter den sygemeldte ift. forventet varighed.

Dag 20: Der afholdes en sygefraværssamtale med fokus på at afdække, hvordan og hvornår arbejdet kan genoptages helt eller delvis. Hvis der er behov for en lægefaglig vurdering, anvendes mulighedserklæringen.

Over 8 uger: Der afholdes, som minimum, månedlige opfølgningssamtaler for at sikre kontakt og dialog om tilbagevenden.