Dokumentation - et afgørende redskab i det socialfaglige arbejde

At dokumentere i en sag kan ofte synes som en stor arbejdsopgave, der fjerner fokus og ressourcer fra det egentlige socialfaglige arbejde. Men det er værd at huske på, at kernen i det socialfaglige arbejde faktisk også er dokumentationsarbejdet.

Tilstrækkeligt dokumenterede sager sparer tid på den lange bane

Når en sag er veldokumenteret, er det tydeligt for alle, hvad opgaven er. Det betyder, at der ved sagens mange snitflader ikke bliver tabt information, mål og retning mellem fagpersoner og for borgeren. Det betyder også, at der ved sagsbehandlerskift kan sikres uvurderlige oplysninger og vurderinger.

Det har mange fordele, når sagen kontinuerligt er belyst tilstrækkeligt. Borgeren skal ikke fortælle sin historie på ny gentagne gange. Der er nemlig stor risiko for, at borgeres motivation og tillid går tabt, når sagen skal samles op igen og igen af forskellige fagpersoner.

Det er vigtigt for alle os borgere at vide, hvad der ligger til grund for de forskellige beslutninger, der bliver taget vedrørende os.

Det er også vigtigt som borger at vide, hvornår man har opfyldt forskellige mål og forpligtelser. For eksempel skal et ressourceforløb altid indeholde en slutdato, så man som borger ved, hvornår man har gennemført forløbet. 

Lige så vigtigt er det som myndighed at notere, hvad man foretager sig i en sag. Er journalen mangelfuld, kan det se ud som om, myndigheden ikke har foretaget sig noget i sagen. Det kan føre til en tabt retssag eller ankesag på grund af langsomlig sagsbehandling.

Et andet eksempel kan være manglende notat om, hvad man har vejledt borgeren om. Det kan betyde, at det ikke kan påvises, at myndigheden har overholdt sin vejledningsforpligtelse. Sådanne eksempler kan der laves mange af.

Det vigtige er at anerkende dokumentationens grundlæggende betydning for borgerens retssikkerhed.

Beskrivelser hænger sammen med forpligtelser

Jo mere kompliceret en sag er, jo mere dokumentation vil der ofte kræves. For eksempel skal kommunen beskrive udviklingsmuligheder for borgeren, når:

• de tilkender et ressourceforløb
• de skal beskrive, at behandlingsmulighederne er udtømte
• der bevilges førtidspension osv. 

Det er alt sammen omfangsrig dokumentation til tunge indsatser.

Omvendt er det i en almindelig kontanthjælpssag vigtigt at beskrive fremmøde, stabilitet, overholdelse af aftaler, adfærd osv., fordi det er væsentligt at kunne se, om borgeren overholder sin rådighedsforpligtelse igennem adfærd og fremmøde.

Dokumentationen skal kunne meget

Dokumentation har mange formål. For at yde borgerne den rette støtte og bevilge de rette ydelser er en fyldestgørende beskrivelse af borgerens behov og udfordringer nødvendig. Det betyder, at hvis ikke borgerens behov er belyst, vil der ikke være lovhjemmel til at give en bevilling. Begrundelser i bevillinger hænger dernæst sammen med muligheden for at hjemtage refusion i kommunen, ligesom begrundelser for afslag hænger sammen med borgers ret til at anke på et oplyst grundlag.

Derimellem ligger beskrivelser, vurderinger og meget andet, som skal bruges til at vise borgers progression, medvirken, omfanget af sociale problemer mv.

Det er vigtigt at se skriftligheden som et redskab til at bedrive godt socialfagligt arbejde med alle de hensyn, det kræver, fordi det i den sidste ende betyder en langt sikrere håndtering af borgerens sag.

SKEMA

Sådan laver du en arbejdsevnevurdering

I skemaet finder du inspiration til forløb og skriftlig udarbejdelse i forhold til at lave en arbejdsevnevurdering. 

Hent skema

Sidder du med spørgsmål om dokumentation?

Tag fat i seniorkonsulent Annette Juul Jensen, som sidder klar til at svare på dine spørgsmål. Gratis service til jobcentre i hele landet.