Sådan får du fat i data til bedre styring

Data er kun værd at snakke om, hvis de faktisk bruges til noget. De skal være både værdiskabende og motiverende – for alle led i organisationen. Find dem frem ved hjælp af de rette værktøjer, og se sort på hvidt, om indsatser og projekter gør en forskel i beskæftigelsesindsatsen.

Hvorfor er data så vigtige at indsamle?

Data, tal og grafer kan skabe stor værdi og skal ses som en medspiller til at skabe både viden og gode resultater. Arbejdet med data og dokumentation er desuden helt afgørende for at kunne sikre styring og retning i indsatser.

Data tydeliggør, hvad der virker, om der er fremdrift, og hvorvidt vi skaber de resultater, som vi tror, vi gør. Dermed kan data give mulighed for at sadle om, hvis indsatsen ikke skaber effekt.

Data kan derfor bruges til:

1) At vise effekt og resultater

I en indsats er det vigtigt løbende at indsamle data og se på, om indsatsen skaber de resultater, vi ønskede at opnå. Disse data er bl.a. relevante for samarbejdspartnere såsom støttefonde, kommuner, erhvervshuse og konsulenthuse, især hvis de har investeret midler i projektet. Tal fra STAR er ikke altid opdaterede, men ved at anvende egne data kan parterne hurtigere se, om indsatsen giver værdi.

2. At være løftestang for lokale politikere

Tal taler et tydeligt sprog. Data kan vise lokale politikere sort på hvidt, at det er en god forretning at prioritere ressourcer og midler til bestemte indsatser inden for beskæftigelsesindsatsen.

Det gøres ved at dokumentere, at flere borgere kommer i job eller på anden vis tættere på arbejdsmarkedet gennem indsatsen.

Eksempel:

I projekt Rekruttering fra Kanten har Byrådet i Guldborgsund Kommune, allerede inden projektets afslutning, valgt at investere i, at indsatsen kan videreføres efter projektafslutning. Det har det gjort, fordi projektets parter kunne fremvise konkrete tal på, at indsatsen fik flere borgere fra kanten tættere på arbejdsmarkedet – bl.a. i job med lønnede timer. Dermed kunne politikerne se, at det var en god investering.

3. At skabe motivation og øge medarbejdernes faglighed

De medarbejdere, der er en del af indsatsen, motiveres af at vide, at deres arbejde faktisk gør en forskel for borgerne fra kanten.

Derfor skal de løbende vises data og dokumentation, der understøtter deres arbejde og skaber motivation, retning og fokus. At arbejde databaseret understøtter også medarbejdernes faglighed, fordi de vidensdeler og bygger deres indsats på, hvad der rent faktisk virker.

Hvordan synliggør vi data?

I projekt Rekruttering fra Kanten på Lolland-Falster er der løbende udviklet værktøjer til at synliggøre data. 

Værktøj | Projektets nøgletal

Projektets nøgletal opsamles og opdateres hver måned for både Guldborgsund og Lolland kommuner. Dokumentet indeholder data om borgere, herunder

  • antal visiterede
  • antal i aktive indsatser, bl.a. virksomhedspraktik.

Samt effekt ift. lønnede timer, fleksjob og selvforsørgelse. Hent et eksempel på, hvordan en oversigt over projektets nøgletal kan se ud. Eksemplet er en komprimeret udgave af et dokument, der er skabt af LG Insight.

Download skabelon

Værktøj | Virksomhedsværktøj

Virksomhedsværktøjet indeholder data, der supplerer projektets nøgletal – det kan fx være antal virksomheder med borgere i praktik.

Dokumentet bruges af Business Lolland Falster og kommunerne til vidensdeling om virksomhederne i området, herunder hvilke brancher der er åbne over for at have borgere fra projektet i en virksomhedsrettet indsats.

Virksomhedsværktøjet opdateres hver måned.

Værktøj | Brancheoverblik

Værktøjet 'Brancheoverblik' er ikke skabt ud fra arbejdet i Rekruttering fra Kanten, men det er blot endnu en god måde at indsamle data på. Dette værktøj kan bruges til at vise medarbejderne, hvor i lokalområdet borgerne fra kanten finder et arbejde.

Vi tror måske, at de fleste får et job inden for servicebranchen, men det kan vise sig ikke at være rigtigt. Når man taler ud fra dette brancheoverblik, bliver indsatsen mere vidensbaseret, og det giver mulighed for at drøfte, hvorfor ansættelserne ser anderledes ud, end vi troede.

Hent værktøj

Dataindsamling vs. tid til borgerkontakt

Én ting er at forstå meningen i at indsamle data. Noget andet er at få indsamlingen til at blive noget helt naturligt i medarbejderens hverdag.

Ofte vil praktikere opleve det som meningsløst og en daglig byrde at registrere data i it-systemer.

De oplever at bruge for meget tid på dokumentation frem for kontakten til borgerne og virksomhederne, som er det arbejde, de brænder for.

I Rekruttering fra Kanten har projektlederen hver måned udsendt et dokument med projektets nøgletal med tilhørende kommentarer, fx:

  • Hvor langt er vi ift. målene?
  • Hvor går det godt?
  • Er der områder, der kræver særligt fokus?
  • Hvad kan man ellers læse ud af tallene? Fx at mange flytter sig til fuld selvforsørgelse eller fleksjob.

Formålet er at gøre tallene nærværende og relevante helt ud til frontmedarbejderne. Derudover er det vigtigt, at der skabes en god registreringspraksis.

Anbefalinger til jeres dataindsamling

I projekt Rekruttering fra Kanten investerede projektets parter meget tid i at sikre korrekte data og finde frem til, hvordan data skulle indhentes.

Allerede i starten af indsatsen er det vigtigt at få afklaret og skabt fælles forståelse blandt alle aktører for:

  • Hvilken data er vigtige i projektet og hvorfor?
  • Hvor trækkes data fra, og kan vi fx trække de samme data hos de forskellige aktører?
  • Hvem leverer data og hvornår?

Ud fra de erfaringer, vi gjorde os i projektet, kan vi herudover opstille følgende anbefalinger til en optimal dataindsamling:

1. Alle skal forstå målene

Styringen skal være så enkel, at alle i organisationen forstår målene og kan arbejde efter dem.

2. Alle skal kunne dokumentere

Alle projektets parter skal vide, hvordan data skal dokumenteres, og hvor de skal registreres. Det gør, at ingen har en undskyldning for ikke at tage del i den vigtige dataindsamling.

3. Fokus på effekt

Hvad er effekten af vores indsats? Det var en af de vigtigste konklusioner, som den store mængde data skulle vise. Effektmålingerne kunne både bruges som motivationsfaktor for medarbejdere og som bevis for indsatsens berettigelse til politikere og samarbejdspartnere.

4. Vedvarende ledelsesmæssigt fokus

For at medarbejderne fortsat ser vigtigheden af dataindsamling og -registrering, er det vigtigt, at ledelsen holder fokus på netop dette.

Det er også ledelsens opgave at tydeliggøre og fokusere på de mål, der er opstillet for projektet allerede i projektansøgningen.

I forhold til styring af projekt Rekruttering fra Kanten har følgende mål været de mest afgørende:

Antal visiterede: 1300
Antal i lønnede timer: 550
Antal virksomhedsforløb: 850
Antal deltagende virksomheder: 400

Ønsker I input til, hvordan I kan arbejde med data?

Så kontakt Trine. Hun står klar med sparring til, hvordan I konkret i jeres indsats kan arbejde med data som styrings- og motivationsværktøj.

Metode og værktøj

Brancheoverblik

Hvor etableres småjob, og hvad har det af betydningen for jobmål? Brug værktøjet strategisk i dialogen med borgeren.

Læs mere