Emner, der er væsentlige for dine interessenter og forretningens succes, sættes ind i tabel.
Tag emner fra Trin 1, hvor I fandt ud af det, der er vigtigt, i fokus og allerede nu finder sted ved at kigge på fx konkurrenter, investorer, medarbejdere, arbejdsproces eller lovgivning.
Tabellen viser, hvor emner ”kommer” fra. Er der noget, ejere har fokus på, er det medarbejdere, eller er der noget, som I fandt ud af, da I undersøgte markedet med konkurrenterne?
Det kan fx være:
Mange brancher mangler faglærte. Kan vi have kunder i morgen, hvis vi ikke gør noget for at få faglærte? Nogle virksomheder får øje på, at nye kompetencer er et konkurrenceparameter for at kunne fastholde medarbejdere eller forebygge, at medarbejdere bliver syge. Andre finder ud af, at investorer stiller krav ud fra konkrete værdier om trivsel eller sygefravær. Andre igen ønsker, at kundeservice eller sælgere matcher målgruppe, hvorfor vi skal fokusere på nydanskere, unge eller seniorer.
Se og hent et eksempel på udfyldt tabel her
Hent en tom skabelon af skemaet her
Ud fra overblikket i Tabel skal I kategorisere emnerne. Det betyder, at I skal vurdere, om emner er beskrevet på samme niveau. Der kan være nogle emner, som er meget overordnede og generelle og nogle, som er mere detaljerede. Bryd gerne de generelle emner mere ned. Der er fx forskel på
- når fx medarbejdere ønsker, at vi indfører politik omkring fravær, så er det bredt. Foldet ud kan det betyde, at vi skal have det på et bestyrelsesmøde, vi skal have det i medarbejderråd omkring tillidsvalgte, og at vi skal finde data på vores fravær og type fravær (langtidssygemeldinger, korttidsfravær, fravær pga. børns sygdom…).
- når fx kommunen fremhæver os, fordi vi er lykkes med at ansætte Ibrahim, så kan det være et udtryk for, at vi arbejder med mangfoldighed og rummelighed. Men har vi et mål? Har vi en proces for god integration?
Prioriteringen er meget vigtig for værdien af processen og resultater. Husk derfor, at virksomhedens beslutningstagere er med i prioriteringsopgaven.
Opgaven går ud på at prioritere emner efter væsentlighed for interessenter og for forretningens succes.
Planlæg et møde på 2-3 timer og et opfølgningsmøde på 1-2 timer inden for 14 dage efter første prioriteringsmøde.
Afvikling af møde: Tegn nedenstående skema på en tavle, på et whiteboard eller på et stort ark papir.
Brug Post-It, så alle emner får hver sin note, hvor de kort er beskrevet med en overskrift eller en sætning.
Skemaet viser placering af emnerne. Den vandrette akse fortæller om væsentligheden for forretningens succes, og den lodrette akse fortæller om væsentligheden for virksomhedens interessenter.
I drøfter i fællesskab, hvor et emne skal placeres. I kan fx tage en runde, hvor alle kommer med deres bud på placering og argumenter for placering. Tovholder kan have rollen med at samle op på argumenter og placere emnet. Det er vigtigt at nå til enighed om placering. Planlæg derfor god tid til dette arbejde.
Resultatet kan eventuelt genbesøges ved opfølgningsmødet, eller der kan være en periode, hvor alle har mulighed for at overveje resultatet, før det bliver den endelige prioritering.
Drøftelser omkring prioritering kan åbne op for værdifuld dialog om, hvor integreret et emne fx er i jeres beslutningsproces og i andre processer og aktiviteter.
Når prioritering af alle emner er endelig, danner det grundlag for at kunne udarbejde en kort og præcis beskrivelse af og argumentation for, hvorfor netop disse emner er de mest væsentlige for jeres virksomhed.
Ved at beskrive, hvad der er vigtigt for både interessenter og virksomhed, fortæller I, hvor I vil hen. Det bliver dermed et pejlemærke, en vision og et løfte til interessenter og til medarbejdere om, hvad de kan forvente vil være i fokus i en kommende periode på fx to-fire år.
Tovholder og leder udarbejder typisk dette i fællesskab med involvering af ledergruppe.
Klar til Trin 3?
Med en strategi for, hvor I vil hen, er I klar til at kommunikere internt og eksternt. Og det leder naturligt til Trin 3, som handler om at lave målsætninger for jeres strategi. For på alle områder kan der skrues op og ned. Når målsætninger er på plads, kan fortællingen til både interessenter og medarbejdere blive mere tydelig. Så hop videre til Trin 3…