Case: Jobcenter Silkeborg får mange flere i job

Antallet af nyoprettede fleksjob steg med 86 procent på knap to år, efter at Silkeborg Kommune satte fokus på det interne, tværfaglige samarbejde i jobcentret mellem erhvervskonsulenter, fleksjobambassadører og sagsbehandlere.

Silkeborg Kommune valgte fra sommeren 2014 at sætte fokus på at få flere ledige ud på arbejdsmarkedet i fleksjob, da fleksjobreformen betød ændringer i den daværende tilgang til fleksjob.

Cabi har været tovholder på en proces i Jobcenter Silkeborg, hvor erhvervskonsulenter, fleksjobambassadører og sagsbehandlere deltog i en række workshops, som havde det formål at forbedre samarbejdet mellem parterne. Og for at etablere flere fleksjob.

Processen har givet rigtig gode resultater. Kommunen er gået fra at have skabt 186 nyoprettede fleksjob i 2013 til at have skabt 345 ved udgangen af november 2015. Forventningen er at nå op på 360 nyoprettede fleksjob ved årets udgang, hvilket er en stigning på 94 procent.

Klar rollefordeling får samarbejde på sporet

Fokus på det interne, tværfaglige samarbejde har gjort, at roller og ansvar er blevet tydeligere for alle. Dette er sket gennem et forløb, hvor Cabi har afholdt tre workshops. Her har medarbejderne:

• beskrevet deres nuværende arbejdssituation og arbejdsgange
• beskrevet ønsker og mål for deres arbejde
• givet input til en handlingsplan, der sikrede, at alle parters mål kunne blive opfyldt.

Både erhvervskonsulenter, fleksjobambassadører og sagsbehandlere mener, at forløbet har givet dem meget mere viden om, hvordan de andre parters arbejde er, og givet dem et fælles mål og en fælles forståelse.

"Vi har alle fået en fælles forståelse for, hvad et fleksjob er, og hvad det indebærer for virksomheden at have en person i fleksjob," siger erhvervskonsulent i Silkeborg Kommune.

Foreslår virksomhederne at oprette flere fleksjob

Erhvervskonsulenterne i kommunen har nu meget større viden om, hvad en medarbejder i fleksjob kan give virksomheden, og på hvilke områder, det kan give mening at oprette fleksjobs. 

"Vi erhvervskonsulenter kan nu meget bedre se, hvor virksomhederne kan bruge en medarbejder i fleksjob. Vi kan bedre foreslå dem at oprette fleksjob, hvis de fx har brug for en medarbejder til lettere administrativt arbejde, men kun i nogle timer om ugen. Og vi kan forklare virksomhederne, hvilke skånehensyn de skal tage, hvis de vil have en medarbejder i fleksjob,” siger erhvervskonsulent i Silkeborg Kommune.

Taler virksomhedens sprog og forstår bundlinjen

Kommunens fleksjobambassadører står for aftalen med virksomheden og følger løbende op på medarbejderen i fleksjob. Fleksjobambassadørerne har også oplevet en positiv udvikling, da de har fået mulighed for at komme meget mere ud i virksomhederne. De har ikke længere lige så meget administrativt arbejde, da der nu er ansat en HK’er til dette, og de har ikke længere borgersamtaler. Desuden har samarbejdet med erhvervskonsulenterne givet dem større forståelse for virksomhedernes virkelighed.

”Vi kommer meget mere ud i virksomhederne nu, taler deres sprog og forstår deres bundlinje," siger fleksjobambassadør.

Mere effektiv sagsbehandling

Også sagsbehandlerne i Silkeborg oplever en øget effektivitet: 

”Vi skal ikke bruge lige så meget tid på opfølgning som før, da fleksjobambassadørerne, og erhvervskonsulenterne nu har mulighed for at rykke hurtigere, fordi de bliver hurtigere involveret. Hele processen er blevet mere effektiv," siger sagsbehandler.

”Borgerne oplever desuden, at der er kommet flere jobåbninger til fleksjobs, og det er jo også meget positivt,” fortsætter sagsbehandleren.

Sagsbehandleren mener desuden, at sagsbehandlerne er blevet hurtigere til at sende borgerne videre i fleksjob eller forløb med henblik på fleksjob. Det skyldes, at de nu ved, at erhvervskonsulenterne har den viden om fleksjob, de har brug for.

Ejerskab blandt medarbejderne

Seniorkonsulent i Cabi, Ella Petersen, har stået for forløbet i Silkeborg, og her kunne hun se, hvor store fremskridt de gjorde i Silkeborg.

”De forskellige parter har taget 100 procent ejerskab over processen og har selv fundet frem til en løsning på, hvordan de kunne arbejde bedre sammen. Vi har stået på sidelinjen og stillet de spørgsmål, som har gjort, at udfordringerne er blevet italesat, og løsningsmodeller er kommet på bordet. Desuden er den fysiske organisering blevet ændret og dermed mere effektiv. Jobcentret har selv sat processerne i gang, som i sidste ende har skabt flere fleksjobs,” siger Ella Petersen fra Cabi.

Fire gode råd til at styrke samarbejdet i jobcentret

• Få ledelsesopbakning. Det er nødvendigt, hvis I skal arbejde med fælles mål og ændre arbejdsgangene.
• Sæt fokus på, hvad jeres fælles mål med processen er.
• Giv medarbejderne ejerskab over processen, og lad dem selv være med til at finde løsninger og få ideer til nye måder at samarbejde på. På den måde begynder implementeringen allerede i selve processen.
• Brug en ekstern konsulent, som kan stille de relevante spørgsmål og bidrage med værktøjer og inspiration fra andre organisationer.