Cabis persondatapolitik

Hvis du overdrager personoplysninger til Cabi via hjemmesiden eller via tilmelding til forskellige nyhedsbreve, arrangementer eller ved download af materiale, vil Cabi behandle dem i fuld overensstemmelse med lovgivningens regler om behandling af personoplysninger.

1.1 Indberetningspligt til Rigsarkivet

Cabi har indberetningspligt til Rigsarkivet i henhold til Kulturministeriets bekendtgørelse nr. 591 af 26. juni 2003.

Cabi skal i den forbindelse rette sig efter en instruks vedr. kassationsregler, der siger: Data må først slettes efter aflevering til Rigsarkivet, og må godt opbevares hos myndighed (dvs. Cabi) indtil selve afleveringen sker hvert 5 år.

Arkivloven går forud for GDPR-lovgivningen, men efter dataaflevering (hvert 5. år), træder de almindelige GDPR-regler ift. sletning af data, principper omkring dataminimering m.v. i kraft igen.

Cabi indsamler oplysningerne for fx at kunne administrere din tilmelding til kurser og webinarer, sende dig nyhedsbreve og nyhedsmails, gennemføre arrangementer og konferencer eller for at sende dig publikationer, pjecer, invitationer og andre oplysninger om vores services, tilbud og funktion som videnshus.

Cabi anvender marketing automation ifm. vores nyhedsmails. Marketing automation gør, at vi kan automatisere vores kommunikationsindsats, så vi kan målrette vores budskaber, viden og markedsføring og gøre dem så relevante som muligt. Fx hvis en abonnent på vores nyhedsmail har en særlig interesse for fleksjob, så indsamles der information, så systemet automatisk kan sende viden om fleksjob eller kursustilbud til den pågældende abonnent.

Du har altid mulighed for at angive, at du ikke fremover ønsker at modtage mails, nyhedsbreve eller andet fra Cabi. Muligheden fremgår nederst i alle de mails, vi sender ud via vores system, og ellers er du velkommen til at kontakte os. Se kontaktoplysninger til Cabi i afsnit 9.

Bemærk, at der ifm. tilmelding til arrangementer, kurser og konferencer vil være formuleret særlige persondatavilkår, der nærmere beskriver persondatahåndteringen i de respektive tilfælde.

Cabi indsamler desuden kontaktoplysninger ifm. ønske om deltagelse i paneler og diverse netværk.

Cabi bruger dine personoplysninger til tilfredshedsanalyser – fx kundetilfredshedsmålinger, deltagertilfredshedsmålinger og statistik. Cabi indsamler således dine personoplysninger til brug for eftersendelse af evalueringsspørgeskemaer. Det sker eksempelvis efter deltagelse på kurser, workshops og/eller konferencer med henblik på at forbedre vore fremtidige arrangementer.

Vi videregiver ikke dine oplysninger med mindre, du har givet dit samtykke til det, eller at det klart kan vurderes ikke at stride imod din interesse.

Cabi videregiver ikke dine personoplysninger til samarbejdspartnere eller tredjeparter, således at disse kan anvende dine oplysninger til direkte markedsføring.

Cabi fremsender kun direkte markedsføringsmateriale, hvis du har anmodet om det.

Du kan til enhver tid meddele os, at du ikke ønsker at modtage yderligere markedsføringsmateriale fra Cabi (se afsnit 9 for kontaktoplysninger til Cabi).

Læs Cabis cookiepolitik

Cabi beskytter dine personoplysninger og arbejder efter og følger interne regler om informationssikkerhed, som indeholder instrukser og foranstaltninger, der beskytter dine personoplysninger mod uautoriseret offentliggørelse og mod, at uvedkommende får adgang eller kendskab til dem.

Cabi har fastlagte procedurer for begrænset tildeling af adgangsrettigheder til de af vores medarbejdere, der behandler følsomme og fortrolige persondata.

For at undgå datatab foretager Cabi løbende back up af vores data.

I tilfælde af et sikkerhedsbrud har Cabi procedurer for hurtig underretning af registrerede, hvis disse må forventes at kunne lide ulempe som følge af sikkerhedsbruddet.

Cabis sikkerhedsprocedurer bliver løbende revideret på baggrund af sparring med Cabis IT-leverandører set i relation til den nyeste teknologiske udvikling.

Udover Cabis interne systemer benytter Cabi sig af eksterne leverandører af IT-services, IT-systemer etc.

Cabi indgår databehandleraftaler med alle relevante, benyttede IT-leverandører i henhold til EU-regler for behandling af personoplysninger (Persondataforordningen).

Dine personoplysninger bliver slettet, når vi ikke længere har behov for (retmæssigt) at behandle dem til opfyldelsen af et eller flere – af de i afsnit 2 – nævnte formål.

Bemærk dog, at Cabi har indberetningspligt til Rigsarkivet jf. afsnit 1.1 ovenfor.

Cabi har udarbejdet og arbejder efter procedurer for løbende sletning af indsamlede data i overensstemmelse med lovgivningen på området. Du er også altid velkommen til at tage kontakt til Cabi, hvis du ønsker at få dine oplysninger slettet (se afsnit 9 for kontaktoplysninger til Cabi).

Når du søger en stilling hos Cabi, behandles de oplysninger, du har givet Cabi i forbindelse med din ansøgning.

Det vil typisk dreje sig om almene personoplysninger såsom navn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse, oplysninger om uddannelsesmæssig baggrund samt oplysninger om nuværende og tidligere beskæftigelse.

I forbindelse med rekrutteringsprocessen for udvalgte stillinger kan Cabi bede kandidaterne om at gennemføre en Insights®Discovery Personprofil (se evt. www.insights.com). Resultatet af denne bliver behandlet af Cabis HR-medarbejdere samt de relevante ledere.

Cabi bruger oplysningerne til at vurdere, om Cabi ønsker at tilbyde dig ansættelse, samt til at kommunikere med dig i forbindelse med rekrutteringsprocessen.

Dine oplysninger opbevares i Cabis sags- og dokumenthåndteringssystem Teamshare (se evt. www.lector.dk) samt i Insights system.

Det er alene relevante ledere, HR-medarbejdere og IT-administratorer, der med personlige passwords har adgang til dine oplysninger.

Hvis du bliver ansat i Cabi, gemmes dine oplysninger i overensstemmelse med Cabis persondatapolitik for medarbejdere, som findes beskrevet på Cabis intranet.

Ansøgninger fra kandidater, der ikke ansættes, opbevares i henhold til GDPR-lovgivningen dog under hensyntagen til Cabis forpligtigelser overfor Rigsarkivet (jf. afsnit 1.1)

Hvis Cabi ønsker at opbevare ansøgningen længere, indhentes der samtykke fra ansøgeren.

Når dine personoplysninger bliver registreret, har du en række rettigheder.

Ret til at se oplysninger (indsigtsret)

Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig.

Ret til berigtigelse (rettelse)

Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet.

Ret til sletning

Retten til sletning indebærer, at du som registreret med visse undtagelser – har ret til at få slettet oplysninger om dig selv.

Under visse forhold har du således ret til at få dine personoplysninger slettet uden unødig forsinkelse. Bemærk dog, at Cabi har indberetningspligt til Rigsarkivet jf. afsnit 1.1.

Ret til begrænsning af behandling

Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset.

Ret til indsigelse

Du har til enhver tid ret til – af grunde, der vedrører den pågældendes særlige situation – at gøre indsigelse mod en ellers lovlig behandling af dine personoplysninger.

Ret til at transmittere oplysninger (dataportabilitet)

Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk

Skriv til Cabi med ”Persondatapolitik” i emnefeltet, hvis vi skal ændre eller slette personlige oplysninger, vi har registreret om dig, – eller hvis du ikke ønsker at modtage flere nyhedsbreve eller lignende fra os.

Du er naturligvis også velkommen til at kontakte os, hvis du i øvrigt har spørgsmål til retningslinjerne i vores persondatapolitik.

Cabi kan kontaktes på:

Cabi, Åboulevarden 70,3, 8000 Aarhus C. / tlf.: 86 12 88 55 / cabi@cabiweb.dk

Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på.

Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.

Når du tilmelder dig Nyt fra Cabi, giver du samtykke til, at Cabi må sende dig nyheder, artikler, gode råd og info om kurser og arrangementer. Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage ved at framelde dig via linket nederst i nyhedsbrevet.

Vi stiller en chatbot til rådighed på vores hjemmeside for hurtigt at kunne besvare spørgsmål og yde assistance. Når du interagerer med chatbotten, indsamles og behandles visse oplysninger.

Hvilke data indsamles?

• Samtaleindhold: De beskeder, du sender til chatbotten, samt dens svar, bliver indsamlet. Disse bruges til at besvare din forespørgsel, forbedre chatbottens kvalitet og nøjagtighed samt til statistiske formål.
  
  
• Identifikationsdata (kun hvis du oplyser dem): Hvis du frivilligt vælger at oplyse dit navn, din e-mailadresse eller andre personlige oplysninger under samtalen (f.eks. for at få personlig support), vil disse data efterfølgende blive anonymiseret.
  
  
• Vigtigt: Chatbotten indsamler eller lagrer ikke din IP-adresse eller geografiske lokation. Den indsamler sprog, enhed, operativsystem, browser, side-url, dato samt tid. 

Formål og retsgrundlag

• Formål: Data behandles for at levere den ønskede service (besvarelse af dit spørgsmål) og for at understøtte kvalitetsforbedring af kundeservice.
  
  
• Retsgrundlag: Behandlingen sker enten på baggrund af dit samtykke (når du starter chatten og frivilligt opgiver informationer) eller vores legitime interesse i at tilbyde effektiv kundeservice.

Tredjepartsleverandør og opbevaring

• Tredjepartsleverandør: Chatbotten leveres af Chatling Ltd., som fungerer som databehandler. Chatling behandler kun data i henhold til vores instruktioner og en gyldig databehandleraftale.
  https://chatling.ai/eu-data-protection
• Opbevaringsperiode: Samtalelogfiler opbevares, så længe de er nødvendige til træning af chatbotten, intern læring eller dokumentation af kundeinteraktioner. Derefter slettes de. Bemærk dog, at Cabi har indberetningspligt til Rigsarkivet jf. afsnit 1.1.

Anbefalinger til brugeren

Vi anbefaler, at du undgår at indtaste følsomme personoplysninger (f.eks. helbredsoplysninger eller CPR-nummer) i chatbotten.