Case: West Pharmaceuticals: Data og systematik knækkede kurve
Med et datasystem ved hånden, der automatisk varsler om medarbejderes korte, hyppige fravær, har lederne hos West Pharmeceuticals fået teknisk hjælp til hurtigt at kunne gribe ind.
Ekstramodul til økonomistyringssystemet
Jo hurtigere eventuelle udfordringer i de konkrete sager kommer op til overfladen, jo større er chancerne for at forebygge eller minimere fraværet fremadrettet.
Derfor besluttede en arbejdsgruppe bestående af ledere og tillidsrepræsentanter i Horsens-virksomheden West Pharmaceuticals at indkøbe et Bradford-modul til økonomistyringssystemet SAP, som automatisk afrapporterer det korte, hyppige fravær.
Med Bradford-modulet kan man udregne en såkaldt Bradford-faktor, og det gør det muligt for lederne at spotte det korte, hyppige fravær, som de skal reagere på.
Hver måned sender modulet en rapport over fraværet til lederne, som så kan følge op på.
Se video om dataindsamling og Bradford-faktoren
Du kan også læse mere om Bradford-faktoren og bruge beregneren på bradfordfactorcalculator.com
Høj faktor udløser en automatisk omsorgssamtale
Arbejdsgruppen af ledere og tillidsrepræsentanter hos West Pharmaceutical har sammen besluttet, hvornår der skal reageres på sygefraværet.
Ved en Bradford-faktor på 45 eller mere skal tillidsrepræsentanten holde en omsorgssamtale med medarbejderen for at finde ud af, om fraværet er arbejdsrelateret, og hvad der kan gøres for medarbejderen.
Ved en score på 125 eller derover er det den nærmeste leder, som skal holde omsorgssamtalen. Sker der ikke forbedring, bliver HR-afdelingen involveret i samtalerne.
Ifølge HR-ansvarlig Heidi Carstensen er den store gevinst, at det med den systematiske opsamling af data bliver meget nemmere at spotte det korte sygefravær, som ledelsen skal være opmærksom på. Og det gør det nemmere at gribe hurtigt ind.
Afstem forventninger med medarbejderne
Inden West Pharmaceuticlas tog Bradford-systemet i brug, holdt man informationsmøder med medarbejderne for at forklare, hvordan værktøjet skulle bruges til at skabe gennemsigtighed og en ensartet tilgang til sygefraværet samt at øge nærværet på arbejdspladsen.
Derudover har virksomheden gjort meget ud af at være ærlige omkring, hvorfor det var nødvendigt at sætte ind over for sygefraværet. For at bevare arbejdspladser i Danmark er der brug for at holde omkostningerne nede, og det kan kun ske ved, at der er så mange som muligt på arbejde hver dag.
West Pharmaceuticals redskaber mod korttidsfravær:
- Data og systematik i opfølgningen
- Øget fokus på nærvær og omsorg
- Ærlighed om, hvorfor nye tiltag sættes i værk.
Fakta om West Pharmaceuticals
- West Pharmaceuticals fremstiller medicinemballage og andre produkter til medicinalindustrien.
- Fabrikken i Horsens er en del af en verdensomspændende koncern, der har hovedkvarter i Exton, Pennsylvania.
- I Horsens beskæftiger virksomheden ca. 200 medarbejdere.