1. Vær åben og udfordr vanetænkningen
Oftest bygger ledelsesbeslutninger på vaner og erfaringer – det, vi plejer at gøre.
Men når du leder medarbejdere med særlige behov, er det vigtigt at stille spørgsmål ved netop “plejer”.
Spørg dig selv:
- Skal alle opgaver nødvendigvis løses af én person i en fuldtidsstilling?
- Kan opgaver fordeles anderledes, så de passer bedre til den enkeltes styrker?
- Skal alle spise frokost sammen kl. 11.30, eller kan nogle have brug for ro og fleksibilitet?
- Er kontorindretningen optimal for alle, eller kan der laves individuelle løsninger?
Handling:
Gennemgå jeres arbejdsgange og fysiske rammer med et åbent sind. Sammen med medarbejderen kan I finde kreative løsninger, der tilgodeser både trivsel og produktivitet.
2. Afklar medarbejderens præferencer
Medarbejdere med særlige behov har ofte meget forskellige behov og præferencer. Derfor er det afgørende, at du som leder tager en individuel og nysgerrig tilgang.
Nogle medarbejdere har svært ved selv at se, hvad der kunne hjælpe dem i hverdagen. Her har du som leder en særlig opgave i at være tydelig og konkret.
Kom med forslag
- “Vil det hjælpe dig, hvis vi laver en fast struktur for dine opgaver?”
- “Skal vi finde et roligt sted, hvor du kan arbejde uden forstyrrelser?”
- “Kunne det være en idé med korte check-ins i løbet af ugen?”
Jo mere du hjælper med at omsætte behov til konkrete løsninger, desto bedre kan både medarbejderen og arbejdspladsen lykkes.
Handling
Tal sammen, og vær tålmodig. Det handler ikke om at finde én løsning, men om at forstå, hvad der skal til, for at medarbejderen kan trives og bidrage
Brug værktøj
Brug værktøjet “Bliv klogere på din medarbejders præferencer” til sammen at finde ud af, hvordan din medarbejder arbejder bedst.
3. Find løsninger sammen
Når du har lært mere om, hvad din medarbejder har brug for, handler det om at finde løsninger. Løsninger, der både hjælper medarbejderen og passer ind i virksomhedens hverdag.
Eksempler på tilpasninger
- Fleksibel arbejdstid eller mulighed for hjemmearbejde
- Afskærmning eller stillezoner
- Hjælpemidler som støjdæmpende høretelefoner eller digitale værktøjer
- Justering af opgavemængde eller -type
- Ekstra pauser eller tid til opgaveløsning
- Særlig kontaktperson/mentor/buddy.
Handling
Lav en konkret plan sammen med medarbejderen. Test løsningerne og vær åben for justeringer.
Har I brug for støtte, så tag fat i jeres kommune. I nogle tilfælde vil de kunne hjælpe med at finde løsninger. De kan blandt andet vejlede om kompenserende ordninger.
4. Følg op og juster løbende
Tilpasninger er ikke noget, man gør én gang og så er man færdig. Det, der fungerer i dag, virker måske ikke om tre måneder. Derfor er det vigtigt, at du som leder følger op løbende og justerer efter behov.
Handling
Aftal faste opfølgningsmøder, og vær nysgerrig på, hvad der fungerer – og hvad der ikke gør.
Brug værktøj
Brug værktøjet “Følg løbende op på din medarbejders trivsel” til at blive konkret i de opfølgende samtaler.
5. Vær konkret og tydelig i din kommunikation
Nogle medarbejdere med særlige behov har brug for helt tydelig og konkret kommunikation.
Hvis du som leder siger “bare det er færdigt i næste uge”, kan det skabe usikkerhed. For, hvornår er det præcist? Hvilken dag? Hvilket tidspunkt?
Eksempler på tydelig kommunikation:
- ”Opgaven skal være færdig fredag kl. 12.00”
- “Start på opgaven kl. 10 og brug max 2 timer, så snakker vi sammen der igen”.
- “Gennemgå lageret i dag og tæl antallet af varer på hylde 3 og 4. Skriv tallene ind i Excel-arket og send det til mig senest kl. 15.”
Handling
Øv dig i at være konkret og tydelig. Det skaber tryghed og klarhed.
Brug værktøj
Cabi har udviklet værktøjet, "Stil skarpe spørgsmål ved opgaveoverlevering", som du kan bruge til at træne din kommunikation og gøre opgaveoverleveringen helt konkret.
Hent værktøjet: Stil skarpe spørgsmål ved opgaveoverlevering
