Fraværssamtalen

Læs om fraværssamtalen: Hvordan du bedst kontakter medarbejderen, og hvad du skal være opmærksom på, når i taler om sygefravær.

Fraværssamtalen er den eller de samtaler, du tager med en medarbejder, der er blevet syg. Formålet er at afkorte en sygeperiode mest muligt.

Fraværssamtaler er et vigtigt udtryk for den kultur, der er på en virksomhed. Det skal helst være en kultur, som klart signalerer, at det er væsentligt, at medarbejderen er på arbejde.

Den mest optimale kultur er den, hvor hver enkelt medarbejder ved, at det har stor betydning for virksomheden og fællesskabet, om han eller hun er der eller ej.

En sådan kultur er grundlaget for, at alle parter ved, at man vil blive kontaktet, når man er syg. Kontakten sker, fordi man er savnet, og ens arbejde er vigtigt.

Mange virksomheder har allerede en fraværspolitik eller praksis, som du kan tage udgangspunkt i. Alternativt eller som supplement kan du lade dig inspirere af den følgende tekst.

  1. Skab omgående kontakt
  2. Forbered dig til den første kontakt
  3. Vis omsorg gennem samtalen
  4. Medarbejdere kan sige nej
  5. Lederen kan være en del af problemet
  6. Forbered dig til en mulig kontakt
  7. Følg op efter fravær
   

1. Skab omgående kontakt


Det er normalt en administrativ medarbejder, som tager i mod en sygemelding. I første omgang får du derfor som leder ikke megen information om sygemeldingen. Det er derfor en god praksis at tage kontakt til medarbejderen på fjerde fraværsdag.

Alle er interesseret i, at en sygemeldt medarbejder vender tilbage til arbejdet så hurtig som muligt. En sygemelding kan være alvorlig og have konsekvenser allerede ved første sygedag.

Derfor er det meget relevant efter tre sygedage at høre til medarbejderens velbefindende og spørge til, hvad du som leder eller virksomheden evt. kan gøre for at få medarbejderen raskmeldt.

Til top  

2. Forbered dig til den første kontakt


Det er en god ide, at du gør dig en række overvejelser, inden du tager den første kontakt til en sygemeldt medarbejder.

Vær opmærksom på, at du
  • tager kontakten for at vise omsorg.
  • har de oplysninger, der er om sygemeldingen.
  • prøver at sætte dig ind i situationen og forestil dig, hvad du selv ville gøre for at blive raskmeldt hurtigt, hvis du var den sygemeldte.
  • ved, hvordan medarbejderens arbejdsforhold og opgaver ser ud på det givne tidspunkt.
  • kender de tilbud, du som leder og virksomhed har: fx delvis sygemelding, aflastning, omplacering, fleksibilitet, træningsfaciliteter, supervision og forsikringsordninger.
  • har øje for de mulige samarbejdspartnere: fx tillidsmand, nærmeste kollega, HR afdeling og sikkerhedsrepræsentant.

Det er mest almindeligt at tage den første kontakt pr. telefon. Men er der tale om alvorlig sygdom fx cancer, blodprop, ulykke eller alvorlig hændelse (truende sygdom eller dødsfald i familien), så bør den første kontakt være anderledes.

Også i de slags situationer er det vigtigt, at du hurtigt tager kontakt. Men kontakten bør i stedet være en buket til hjemmet eller til hospitalet. Den kan også være en telefonsamtale til ægtefælle for at vise omsorg og stille sig til rådighed.

Til top

 

3. Vis omsorg gennem samtalen


Når du tager kontakt, skal du være opmærksom på, at du træder ind i medarbejderens private rum.

Det er grænseoverskridende og kan være med til at gøre samtalen svær. Men det gør den ikke mindre nødvendig.

Her er det vigtigt, at du gennem dit sprog viser den omsorg, som kontakten er – og skal være – et udtryk for.

Det er vigtigt, at du gør dig umage med at gøre medarbejderen opmærksom på, at han eller hun ikke skal føle sig forpligtet til at svare på spørgsmål, som vedkommende ikke har lyst til at svare på. Sig, at det er ok at sige fra.

Formålet med samtalen er at få belyst sygemeldingen. En god måde at gøre det på er at komme ind på:
  • hvorfor du ringer
  • hvordan medarbejderen har det
  • hvornår medarbejderens forventer at blive rask
  • hvilke overvejelser medarbejderen gør sig for at blive raskmeldt
  • relevante tilbud fra dig som leder eller virksomhed
  • mulighed for delvis raskmelding
  • afrunding, evt. ved at gentage de aftaler, I indgår, fx hvem gør hvad
  • muligheden for en ny samtale, i givet fald hvornår.

Til top  

 

4. Medarbejderen kan sige nej


I langt de fleste tilfælde er en sygemeldt medarbejder glad for en kontakt fra lederen.

De fleste medarbejdere oplever det som en god opmærksomhed. Ikke mindst fordi du som leder kan lægge op til størst mulig åbenhed i fraværssamtaler. Det skaber en god dialog.

Men du kan også komme ud for, at en medarbejder ikke ønsker din kontakt. Her kan du ikke gøre andet end at acceptere det. I den slags situationer må du i stedet forholde dig til, hvad du kan gøre af mere formel karakter.

Til top  


5. Leder kan være en del af problemet


Der er situationer, hvor medarbejderen ikke ønsker at tale med dig om, hvorfor han eller hun er syg.
Det kan der være mange grunde til. Medarbejderen ser måske en sammenhæng mellem sin ”sygdom” og arbejdsforholdene eller lederen.
Sker det, så grib det professionelt an. Foreslå fx, at en lederkollega gennemfører samtalen for dig.

Til top


6. Forbered dig til en mulig kontakt


Det er situationen, der afgør, om der skal være en 2. kontakt. Om der skal det, afhænger af om:
  • I har aftalt en opfølgning på 1. kontakt
  • Den forventede raskmelding kommer ikke og ny kontakt er nødvendig
  • Sygemeldingen skyldes alvorlig sygdom eller hændelse, og du bør tage kontakt igen hurtigt for at vise omsorg – og for at høre om du eller virksomheden kan gøre noget.

Metoden ved den anden kontakt vil oplagt være en samtale. Hent eventuelt inspration under Den svære samtale.

Til top


7. Følg op efter fravær


Det er altid en god ide at kontakte en medarbejder, der er vendt tilbage efter at have været sygemeldt.
Det gælder også, hvis I ikke har haft kontakt under sygefraværet. Det er et udtryk for omsorg – og er med til at understrege, at alle er vigtige for virksomheden.

Til top